Quando pergunto à pessoas se elas delegam, em sua grande parte elas dizem que não podem delegar, que não têm atividades que possam ser delegadas, que tudo o que fazem dependem única e exclusivamente delas.

Será mesmo?

Acontece que a maioria das pessoas tende a centralizar as tarefas ou porque gostam de executá-las, ou porque acham mais fácil e prático fazer do que pedir a alguém a quem tenham que ensinar, ou porque temem que o resultado não sairá como se elas tivessem feito (essa parte é verdade, porque sairá como se outra pessoa tivesse feito, o que não significa que sairá ruim ou errado, não é?).

A verdade é que as perguntas mais difíceis de responder quando se pensa em delegar são também essenciais para que o processo aconteça da melhor maneira possível:

• O que posso delegar?
• Por que estou delegando?
• Para quem vou delegar?
• Como vou delegar?

Mas antes de responder a qualquer uma dessas questões, importa mesmo definir bem o que é delegação. A maioria confunde delegar com “delargar”, tendendo a transmitir uma atividade para outra pessoa e exigir o resultado final do jeito que esperava dentro do prazo estipulado.

Acontece que delegar não é delargar. Delegar é o que torna a gestão e a liderança processos possíveis, pois elas envolvem o processo de conseguir resultados através de outras pessoas.

Para responder à primeira pergunta, é preciso desdobrá-la em algumas outras, do tipo:  a) O que eu estou fazendo que não precisa ser feito? b) O que eu estou fazendo que pode ser feito por outra pessoa? c) O que eu estou fazendo e só eu mesmo posso fazer? Certamente ao responder minuciosamente essas perguntas você terá traçado um panorama daquilo que pode delegar.

Ainda assim, é preciso ter claro por que está delegando ou por que está mantendo determinada tarefa consigo mesmo. Será porque não preparou ninguém ainda para realizar essa atividade (que tal começar?)? Será porque tem prazos extremamente apertados para cumpri-la (aí seria mesmo mais seguro finalizar por si mesmo)? Será porque a atividade é muito complexa? Será porque seria um desafio interessante para a outra pessoa? Será porque seria uma oportunidade de aprendizado e crescimento para a outra pessoa? Será porque a outra pessoa demonstra grande interesse por esta atividade em si? Será porque seria uma forma de enriquecer as atividades rotineiras de alguém?

Respondendo a essas perguntas talvez comecemos a responder a terceira lá de cima também. Para quem delegar? Para alguém que esteja preparado e interessado, é claro. A pessoa precisa ser orientada, precisa ter informações a respeito da atividade, precisa ser acompanhada e ter a quem recorrer em casos de dúvidas (sobretudo se é a primeira vez que ela realiza tal tarefa), precisa receber feedback contínuo e ter reconhecimento pelo trabalho que realizou.

Mais uma vez, algumas respostas levam a outras e o “Como delegar” começa a surgir. Acontece que para delegar de maneira eficaz, é preciso primeiro identificar o que pode ser delegado e para quem, esclarecer muito bem os objetivos da atividade, explicar a importância dela e o contexto em que está inserida, é preciso definir padrões de resultados previamente, ser um bom orientador e gestor de pessoas, estar por perto e disponível quando elas precisarem de você, é preciso acompanhar e oferecer apoio a quem assumir o novo desafio. Sim, mais do que sobrecarga de trabalho, a delegação pode e, se bem feita, deve ser sentida como uma oportunidade, um desafio, um símbolo de confiança. Afinal, dentre todas as pessoas, aquela foi escolhida para realizar uma tarefa de tamanha importância. Mas, o inverso também pode acontecer. Caso não seja feita de maneira adequada, a delegação pode trazer o sentimento de frustração, desmotivação, incapacidade e sobrecarga ao colaborador.

Um outro ponto importante é a comunicação. Como esta é um via de mão dupla, é preciso também confirmar o entendimento por parte de quem recebe a tarefa, assim como fazer com que as outras pessoas saibam que, a partir daquele momento, devem se reportar a ela para tratar daquela atividade. É importante estar por perto para garantir empenho e compromisso, oferecendo momentos periódicos de supervisão e acompanhamento, feedback e reforço positivo.

Caso você esteja delegando e tenha esquecido alguns desses tópicos, sinto muito, mas você pode estar “delargando”.  Jogando a “batata quente” para cima de alguém. Mas lembre-se: ao final, você também responde pelo cumprimento da tarefa ou do prazo, por isso, cuidado com a forma como delega.

Muita gente pode pensar e mesmo dizer (porque eu já ouvi): desse jeito eu perco muito mais tempo, prefiro fazer logo de uma vez. Mas aí, depende novamente do ponto de vista: posso sentir que estou perdendo tempo tendo que parar minhas atividades para ensinar alguém a fazer o que eu já sei fazer de olhos fechados ou posso sentir que estou investindo tempo para mais adiante ter um profissional tão preparado a ponto de realizar sozinho a tarefa que antes “só dependia de mim” para acontecer.

Algumas pessoas têm alguma insegurança também por outros motivos, mas essas creio que sejam a minoria: “não vou ensinar a ninguém a fazer o que só eu faço pois assim mostrarei o quanto sou insubstituível”. Ou ainda: “se eu ensinar, logo essa pessoa poderá tomar o meu lugar”. E assim, permanecem sobrecarregados, centralizadores, com a ilusão de que são insubstituíveis. Essas pessoas poderiam até exercer algum cargo de chefia, mas, sinceramente, estariam longe de serem líderes de verdade.

Delargar envolve deixar as tarefas para alguém ou ninguém, sem acompanhamento ou posterior avaliação. Delegar, por outro lado, envolve confiança, envolve desenvolvimento de pessoas. E um líder precisa ter esse tempo, precisa se liberar de atividades que não dependem só dele para realizar outras que só ele pode fazer, como, por exemplo, desenvolver seus colaboradores, gerir a equipe, estar atento ao que acontece e como acontece, além das suas novas atribuições técnicas. Mas, acima de tudo é preciso ter paciência. E estratégia. A confiança é algo que se constrói e adquire com o tempo, por isso a orientação, o acompanhamento, o feedback e a avaliação do resultado se tornam ainda mais importantes. Afinal, se o seu desejo é desenvolver a autonomia da sua equipe, o caminho é mesmo esse: orientar, delegar, acompanhar, avaliar. E tudo começa realmente pelo começo: conheça muito bem as pessoas que trabalham com você e, caso esteja disposto, poderá extrair delas o seu maior potencial.